Så behandlar vi dina personuppgifter när du använder digitala tjänster inom Microsoft 365

Allmänt

Trelleborgs kommun använder digitala tjänster inom molntjänsten Microsoft 365 som tillhandahålls av Microsoft.

Bland annat används så kallade digitala samarbetsytor. När du efter inbjudan loggar in i en samarbetsyta behandlas dina personuppgifter i Microsoft 365.

Exempel på tjänster inom Microsoft 365 som används är OneDrive, Forms, Teams och Planner.

Den nämnd/styrelse som har bjudit in dig är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Varför behandlar vi dina uppgifter?

Digitala möten i Teams

Digitala möten i Teams syftar till att kommunicera och samarbeta. Digitala möten i Teams är en lösning där bland annat röstsamtal, chatt, fildelning och inspelning av mötet är möjligt.

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att ge dig tillgång till mötet och för att möjliggöra kommunikation. Behandlingen sker med stöd av allmänt intresse.

Deltagarna i mötet kan ta del av de personuppgifter som uppgetts av dig.

Samarbetsytor i Teams

Samarbetsytorna syftar till att dela dokumentation och möjliggöra kommunikation inom en stängd och begränsad grupp kring ett projekt eller annan form av samarbete.

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att ge dig tillgång till gruppen och för att möjliggöra kommunikation inom gruppen. Behandlingen sker med stöd av allmänt intresse.

Ägare och Medlemmarna i samarbetsytan kan ta del av de personuppgifter som uppgetts av dig.

Övriga tjänster inom Microsoft 365

Tjänsterna syftar till att samla in information, kommunicera, planera och arbeta med dokument:

• OneDrive: lagringsyta för filer.
• SharePoint on-line: lagringsyta för samarbete och filer.
• Teams: program för bland annat chatt, möten och samarbete kring filer.
• Forms: program för undersökningar, frågeformulär och omröstningar.
• Planner: program för att skapa planer, organisera arbete, tilldela uppgifter och dela filer.

Ytterligare program inom Microsoft 365 kan över tid komma att användas inom kommunen.

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att ge dig tillgång till den specifika informationen i tjänsterna. Behandlingen sker med stöd av allmänt intresse.

Ägare och övriga deltagare som har fått tillgång till samma information kan ta del av de personuppgifter som uppgetts av dig.

Vi behandlar och sparar följande personuppgifter:

Personuppgifter som krävs för samarbetet

I videomöten sparas de personuppgifter som du använder för att ansluta till mötet.

Till samarbetsytor och lagringsplatser sparas dessa personuppgifter när du loggar in för att använda tjänsterna:

• Namn
• E-postadress

Hantering av personuppgifter

Om du i en samarbetsyta eller i övriga tjänster lägger in, förändrar, raderar eller delar information eller dokument som innehåller personuppgifter behandlas även dessa uppgifter. Tänk därför på att begränsa din inkludering, delning och annan behandling av personuppgifter, så att personuppgiftsbehandling endast sker i den omfattning det är nödvändigt för de specifika ändamål som samarbetsytan eller tjänsterna är avsedda att användas för.

Känsliga och extra skyddsvärda personuppgifter samt sekretessklassat material får inte förekomma

Känsliga och extra skyddsvärda personuppgifter samt sekretessklassat material får inte förekomma i våra samarbetsytor eller lagringsytor i Microsoft 365.

Känsliga personuppgifter kan till exempel vara en persons hälsotillstånd, facklig tillhörighet, etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse. Extra skyddsvärda personuppgifter kan exempelvis vara personnummer, lagöverträdelser och sociala förhållanden.

Hur länge behandlar vi personuppgifterna?

Vi sparar personuppgifter så länge de är nödvändiga för de ändamål de samlats in för. Dina personuppgifter raderas när samarbetsytan eller informationen inte längre behövs.

Var behandlas personuppgifterna?

Behandling och lagring av personuppgifter sker på servrar som finns inom EU/EES.

Personuppgifterna, namn och e-postadress, kan undantagsvis komma att göras tillgängliga av Microsoft utanför EU/EES vid särskild support eller annan stödfunktion inom Microsoft. Trelleborgs kommun har personuppgiftsbiträdesavtal med Microsoft.

Så tar du tillvara dina rättigheter

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få information om hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som behandlas om dig. Om du tycker att någon personuppgift behandlas felaktigt kan du begära rättelse, radering eller begränsning av dina uppgifter. Du kan även invända mot behandlingen.

Mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter hur du kan ta tillvara sina rättigheter.

Kontakt

Om du har några frågor eller funderingar om behandlingen av dina personuppgifter, hör gärna av dig till Trelleborgs kommun:

Trelleborgs kommun
organisationsnummer 212000-1199
Algatan 13
231 83 Trelleborg
0410-73 30 00
trelleborgs.kommun@trelleborg.se

Trelleborgs kommun har tillsatt ett Dataskyddsombud som kan kontaktas på e-post: dataskyddsombud@trelleborg.se.

Klagomål

Du får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter. Du har dock även alltid rätt att framföra klagomål om behandlingen av dina personuppgifter till Integritetsmyndigheten IMY.